1、在進行學術會議策劃時，首先要確定本次會議的主題和名稱，然后在確定主題后在進行細節(jié)方面的策劃。

2、確定會議地點。地點應盡量選擇交通便利，環(huán)境好，接待能力較強和與會議研討內(nèi)容相關的地點。

3、確定會議日期和日程。一定要確保學術會議如期進行。

4、會場的布置。包括橫幅標語，投影設備的安裝使用，主席臺的設置，北京幕布，參與人員位置安排，茶水服務等，一定要安排周到。

5、學術會議的主體是參會代表，組織好代表是開好會議最重要的環(huán)節(jié)。

6、會議形式要多樣化，靈活采用學術沙龍，大會報告，自由發(fā)言，辯論會，圓桌座談，成果展示等多種學術會議形式，以營造寬松的學術氣氛，提高交流效果。

7、會議期間應就討論的主題進行深入研討，對參會者應一視同仁，努力營造學術平等，自由的氣氛。

一、賓客姓名標簽的擺放 二、投影、擴音設備的提前布置調(diào)試 三、鮮花、水果的布置 召開會議須事先明確三個角色：會議主持、會議調(diào)度和會議記錄。 制定會議紀律并嚴格遵守。這個在給每個人發(fā)的會議材料中的《會議注意事項》里面就要寫明，諸如，進入會場前把手機調(diào)至振動或關機，這一點在與會者進入會場前也要提醒一下。 主持人、調(diào)度人利用各種方法使會議緊扣主題，提升會議氣氛，使與會的每一個人都敢于說、參于說，從而達到預期的效果。大家都緘口沉默對會議本身來說不是好事情，只有讓每個于會者都圍繞話題說出真正想說的，真正有價值的才達到了會議的最高境界。