1、考慮好開場時(shí)間如果是內(nèi)部活動，與會者也許就在現(xiàn)場上班，那么開場時(shí)間就很靈活了。但是，如果他們都是9點(diǎn)鐘上班，10點(diǎn)種再開始活動就不是很合適了。因?yàn)樗麄兒芸赡芤瞻l(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會議的話，活動開場時(shí)間就不宜過早。因?yàn)槿羰窃诟叻迤谮s路，他們就得承擔(dān)較高的路費(fèi)，或在路上浪費(fèi)很多時(shí)間。么就做折衷安排，11點(diǎn)開始，12點(diǎn)半午餐，1點(diǎn)半到3點(diǎn)鐘開會。

2、可以考慮以午宴作為開始

如果在下午舉辦活動是個(gè)不錯(cuò)的選擇，可以以自選午餐作為活動的開始，這樣就可以使多數(shù)與會者在活動開始時(shí)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測按時(shí)參加午宴的人數(shù)，所以配備多少食物也是個(gè)難題。

3、不要取消晚上的活動

是否取消晚上的活動是值得做個(gè)市場調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點(diǎn)過來參加這個(gè)活動。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時(shí)，晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，安排些茶點(diǎn)也是很合情理的。

4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎

尤其是有些人也許要趕幾個(gè)小時(shí)路去參加一次半天活動，或是從那里返回。如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果，他們會非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽眾、合作組織，以及活動既定效果等等。您可以參考本書中關(guān)于組織大型會議中專題討論會部分的詳細(xì)建議，并以此來調(diào)整自己活動的基本理念、效果以及時(shí)間。

5、可以考慮再舉辦一次這樣的活動

有時(shí)舉辦2至3次半天活動是很值得的。您可以在同一天的不同時(shí)段、一周的不同時(shí)間舉辦活動，也可以在不同的會場舉辦活動。這樣，潛在的與會者就可以任意選擇了。但這樣的活動常常不會有主題演講——幾乎沒有人愿意把同樣的演講重復(fù)好幾次。但是宣傳活動就不同了，主辦人會發(fā)現(xiàn)重復(fù)舉辦活動會吸引更多的目標(biāo)聽眾。

6、謹(jǐn)慎起草章程大綱

您當(dāng)然理想化地希望會議開始時(shí)，會議代表就到齊了所以會議開始時(shí)應(yīng)當(dāng)安排些看似相當(dāng)重要的內(nèi)容。然而，即使是時(shí)間很短的活動，也常會有代表遲到。所以最好在正式開始活動15 分鐘后再安排最重要的活動內(nèi)容。這樣大家就可能都到齊了，不會遺漏掉重要事項(xiàng)。然而，即使是時(shí)間很短的活動，也常會有代表遲到。所以最好在正式開始活動15 分鐘后再安排最重要的活動內(nèi)容。這樣大家就可能都到齊了，不會遺漏掉重要事項(xiàng)。