公司年會(huì)到達(dá)預(yù)期作用的5個(gè)技巧
首先,前期的籌備作業(yè),依據(jù)公司年會(huì)所觸及的方面去建立相應(yīng)人數(shù)的會(huì)務(wù)組,一般組織一名專(zhuān)門(mén)的負(fù)責(zé)人,一起是還要去設(shè)置一名總負(fù)責(zé)人.
其次,會(huì)務(wù)組的內(nèi)部分組討論,規(guī)劃會(huì)議的流程、會(huì)務(wù)的內(nèi)容等,并去預(yù)備案牘請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示.一起還要去分組針對(duì)各自的議程所需的項(xiàng)目?jī)?nèi)容去進(jìn)行商場(chǎng)前期的價(jià)格收購(gòu).
第三,在確定計(jì)劃后,依據(jù)計(jì)劃的要求去尋覓活動(dòng)所需的場(chǎng)地.如觸及到了外地的活動(dòng),則是需要去提早的聯(lián)絡(luò)活動(dòng)所在地酒店的會(huì)場(chǎng)并去組織專(zhuān)人實(shí)地的進(jìn)行調(diào)查.
第四,將計(jì)劃的初稿與年會(huì)策劃公司的相關(guān)人員進(jìn)行接洽溝通,執(zhí)行一切物料的價(jià)格,并簽署合同,并按照預(yù)訂的時(shí)間表去進(jìn)行作業(yè)的實(shí)施.
第五,一切的預(yù)備作業(yè)職責(zé)到人后,嚴(yán)厲的去按照項(xiàng)目的進(jìn)行時(shí)間表進(jìn)行相關(guān)的監(jiān)督.
目前很多年會(huì)活動(dòng)策劃公司沒(méi)有專(zhuān)業(yè)營(yíng)銷(xiāo)策劃研究機(jī)構(gòu),面對(duì)客戶(hù),只能談宣傳,然而卻不能關(guān)于整體的戰(zhàn)略方面具體的互動(dòng),那么就會(huì)很難把年會(huì)活動(dòng)策劃的主要元素精準(zhǔn)確定。所以年會(huì)活動(dòng)策劃的構(gòu)思應(yīng)該在媒體的經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域里,邀請(qǐng)有實(shí)力的企業(yè)和機(jī)構(gòu)的參加,也邀請(qǐng)潛在可能的合作的企業(yè)和機(jī)構(gòu)出席,讓潛在的客戶(hù)通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀摩,親身體驗(yàn)從而激發(fā)他們和媒體合作的興趣。
年會(huì)策劃怎樣才能讓預(yù)期的效果?再加上市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求決定了市場(chǎng)主體必須擁有明晰界定看到的各種權(quán)限的存在,這種大大小小的而且必須是獨(dú)立的平等的。類(lèi)似于年會(huì)活動(dòng)策劃公司的法人制度以其獨(dú)特的性質(zhì)使法人在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中充當(dāng)了主要的角色。不管是年會(huì)活動(dòng)策劃公司還是其他的年會(huì)活動(dòng)策劃公司,都是作為法人的一種形態(tài)其特質(zhì)完全符合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求,這必然都是年會(huì)活動(dòng)策劃公司成為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主體。
目前的年會(huì)活動(dòng)策劃公司與其他市場(chǎng)主體相比年會(huì)活動(dòng)策劃公司的優(yōu)點(diǎn)更加明顯,那就是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求平等的市場(chǎng)主體按照等價(jià)交換的原則。年會(huì)活動(dòng)策劃行業(yè)不只是面向企業(yè)的建立宣傳方面,更重要是企業(yè)相關(guān)文化的宣傳方面。盡管新媒體市場(chǎng)這些年的發(fā)展逐漸壯大,但是傳統(tǒng)媒體策劃的作用不可忽視。
在年會(huì)活動(dòng)策劃行業(yè)中,第一財(cái)經(jīng)、等傳統(tǒng)媒體先發(fā)起相關(guān)的文章后,接下來(lái)就是各種新媒體不斷跟進(jìn)報(bào)道,從而把宣傳作用推動(dòng)到最大化。所以年會(huì)活動(dòng)策劃構(gòu)思應(yīng)該在媒體的經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域里,通過(guò)組織的策劃活動(dòng),邀請(qǐng)有實(shí)力的企業(yè)和機(jī)構(gòu)的參加,也邀請(qǐng)潛在可能的合作的企業(yè)和機(jī)構(gòu)出席,讓潛在的客戶(hù)通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)觀摩,親身體驗(yàn)從而激發(fā)他們和媒體合作的興趣。
同時(shí)年會(huì)活動(dòng)策劃公司的人才必須保持沉著,理清思緒,就要從全局上面考慮問(wèn)題,在這時(shí)就需要具有良好的分析判斷和處理能力。如在危機(jī)發(fā)生后,應(yīng)該首先通過(guò)深入分析公眾心理和企業(yè)所處的特定環(huán)境,要對(duì)危機(jī)進(jìn)行準(zhǔn)確定性,采取相應(yīng)的對(duì)策。通過(guò)對(duì)這些因素的了解可以判定這個(gè)團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性與相互之間的合作性。
此外,年會(huì)活動(dòng)策劃公司合理的利益分配機(jī)制,能充分調(diào)動(dòng)員工的主觀能動(dòng)性,讓員工發(fā)揮全力投入到工作之中。具有同一個(gè)價(jià)值觀和利益觀的年會(huì)活動(dòng)策劃的相關(guān)合作伙伴,不管客戶(hù)大小與否,但一定要權(quán)衡是否適合,很多的年會(huì)活動(dòng)策劃公司中實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算的經(jīng)營(yíng)管理組織,和某些城市中按行業(yè)劃分的專(zhuān)業(yè)管理機(jī)構(gòu)也通稱(chēng)年會(huì)活動(dòng)策劃公司。
年會(huì)活動(dòng)策劃的所有的活動(dòng)都是需要在一個(gè)年會(huì)活動(dòng)策劃公司的體裁下面去進(jìn)行的,這也是一個(gè)年會(huì)活動(dòng)策劃存在的根本點(diǎn)。通過(guò)年會(huì)活動(dòng)策劃,可以深入地了解年會(huì)活動(dòng)策劃所涉及的行業(yè)領(lǐng)域中的問(wèn)題同時(shí)研究對(duì)應(yīng)的發(fā)展前景,與年會(huì)活動(dòng)策劃行業(yè)的專(zhuān)業(yè)人士一起合作奠定了一定的基礎(chǔ)?,F(xiàn)在新媒體的特點(diǎn)通常都是宣傳快,沒(méi)有太多的限制,但是通常宣傳碎片化,聚集度不夠,用戶(hù)關(guān)注太多的媒體,時(shí)間又是碎片化的,一不留神就沒(méi)有關(guān)注到了。
但是目前很多年會(huì)活動(dòng)策劃公司沒(méi)有專(zhuān)業(yè)營(yíng)銷(xiāo)策劃研究機(jī)構(gòu),面對(duì)客戶(hù),只能談宣傳、談媒體,然而卻不能關(guān)于整體的戰(zhàn)略方面具體的互動(dòng),那么就會(huì)很難把年會(huì)活動(dòng)策劃的主要元素精準(zhǔn)確定。
年會(huì)活動(dòng)是一個(gè)重大節(jié)日,每一關(guān)都需要層層把控?;I劃準(zhǔn)備:
1.確定會(huì)務(wù)主要負(fù)責(zé)人,成立籌備組。
2.制作年會(huì)企劃書(shū)(樣本),確定主題及活動(dòng)框架
3.艾爾斯特提供年會(huì)流程計(jì)劃和年會(huì)節(jié)目供選菜單
4.提供會(huì)場(chǎng)及舞臺(tái)布置設(shè)計(jì)方案和效果圖
5.推薦相關(guān)音樂(lè)背景資料。