在安排會議議程還應充分考慮保障條件。條件具備時盡可能安排得豐富些，條件有限時則應本著簡便易行的原則安排。如會議經費充裕、道路條件較好、車輛較多時，可安排現(xiàn)場參觀活動，以豐富會議內容。沒有這些條件，安排就要從簡。在安排會議議程時應注意以下幾個問題：

1、提前準備提供必要的有關資料及相關文件，并且通話人員隨時候命，準備接聽緊急電話并及時通知所要求的通話人。

2、嘉賓入席，引導與會代表前往至指定席位，并且需要在整個的過程中記錄會議及代表的發(fā)言等內容。

3、會議服務公司要檢查工作人員如同警衛(wèi)、聲音傳譯員、電工等是否均已到位。另外，還需要確認各種現(xiàn)場設施是否正常如空調、電力、音響以及同聲傳譯等。

4、在場內分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā)。

5、會議開始前，負責與會人員的注冊登記，包括領取代表證件和簽到、會議文件及紀念品等。