首先確認(rèn)會(huì)議議程
在準(zhǔn)備組織連續(xù)好幾天的會(huì)議之前，首先最重要需要確定的就是會(huì)議的議程都有哪些，這樣才能根據(jù)會(huì)議議程的需要安排會(huì)議組織的時(shí)間以及需要參會(huì)人員需要參加的天數(shù)，而且也只有在確定了會(huì)議議程之后才能確定參加會(huì)議的人員以及數(shù)量，并且得知需要預(yù)定多大的會(huì)議場(chǎng)合，才能進(jìn)行下一步的會(huì)議操作。

會(huì)議人員的確定
在確定了會(huì)議議程之后，進(jìn)下來(lái)就是聯(lián)系需要參加會(huì)議的人員，會(huì)議公司建議給每個(gè)預(yù)計(jì)參加會(huì)議的會(huì)議人員打電話進(jìn)行初步確認(rèn)，在得到確定參加會(huì)議的答復(fù)之后，進(jìn)行記錄，這樣就能夠知道哪些人員是確定參加會(huì)議的，而哪些人員是需要考慮的，對(duì)于不確定的與會(huì)人員，后續(xù)還需要再次的確認(rèn)。

預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)合
對(duì)于連續(xù)幾天的會(huì)議，需要提前預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)合，并且明確告知會(huì)議需要使用會(huì)議室的天數(shù)，這樣對(duì)于酒店來(lái)講，也比較好進(jìn)行協(xié)調(diào)，再根據(jù)初步確認(rèn)的參加會(huì)議人員的數(shù)量讓酒店準(zhǔn)備會(huì)議擺桌，確保會(huì)議的效果。對(duì)所有已經(jīng)確定會(huì)參加會(huì)議的人員，在會(huì)議召開(kāi)的前幾天就應(yīng)該將與會(huì)議有關(guān)的資料發(fā)送到每一個(gè)參會(huì)人員手中，會(huì)議公司會(huì)在會(huì)議開(kāi)始前再次與參會(huì)人員進(jìn)行確認(rèn)，并且告知相關(guān)的事項(xiàng)。