第一、要考慮場地的費用
會議公司在進行策劃時，首先要考慮場地的租賃。租賃會議室或者會場都會產(chǎn)生場地租賃費用。場地租賃費用中，有時候不包括一些特殊的設(shè)備，比如音響設(shè)備往往需要單獨租賃。在考慮場地費用的時候，要注意哪些東西要單獨租賃，哪些東西包含在場地租賃里面。另外，某些時候也要考慮場地布置得費用，當(dāng)然，這種情況比較特殊。如果某些會議在室外舉行，往往要考慮試聽設(shè)備的費用，有時候還要計劃上演員以及工作人員的費用。

第二、考慮到交通費用
會議公司在進行策劃開展時，要考慮參加會議人員到會議所在地的交通費用(往返)、在進行會議期間所產(chǎn)生的會務(wù)費用(進行會議期間所產(chǎn)生的交通費用)、其他臨時產(chǎn)生的交通費用。

第三、考慮參加就餐的費用
這一部分包括參加會議人員以及工作人員的就餐費用，包括餐費以及酒水服務(wù)費用。要注意的一點是，如果參會人員住在酒店，一般早餐是酒店贈送的。還要考慮到在會議開展過程中的各項資料的制作費用，包括印刷、復(fù)印或者制作等的費用。

第四、會議的各項雜費
比如臨時產(chǎn)生的運輸、紀念品、或者臨時用車等費用，這部分預(yù)算比較雜，因由也可能多種多樣。大致上來說，一個會議公司在進行會議預(yù)算時，可以參考上面幾個方面。