一、會(huì)議公司與會(huì)議主辦方之間的商談

1、會(huì)議公司需要派人到要求辦會(huì)議的一方進(jìn)行商談。

2、會(huì)議公司代表需要向主辦方提供自己公司有關(guān)會(huì)議接待的方案以及這種方案的報(bào)價(jià)。

3、在商談好方案之后需要邀請(qǐng)主辦方考察所選的地址并與主辦方商談并確定好會(huì)議的實(shí)施方案。

4、與主辦方簽訂接待的標(biāo)準(zhǔn)合同以及請(qǐng)主辦方簽訂會(huì)議舉行的定金。

二、會(huì)議公司后期準(zhǔn)備工作
當(dāng)會(huì)議公司與主辦方簽訂了一系列事宜之后，會(huì)議公司需要在會(huì)議舉辦之前與舉辦方協(xié)商制定參與會(huì)議的工作人員的有關(guān)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)會(huì)議接待的手冊(cè)。除此之外還需要準(zhǔn)備會(huì)議所需要的資料，這些資料主要包括邀請(qǐng)的新聞媒體和相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、接待的資料、與會(huì)議相匹配的會(huì)議服務(wù)以及相關(guān)的公關(guān)禮儀、通訊與文秘服務(wù)。對(duì)于會(huì)議公司來說，舉辦一場(chǎng)會(huì)議并不是簡(jiǎn)單的事情，在會(huì)議舉辦之前的許多小事情都是不能夠忽略的。在會(huì)議公司做前期準(zhǔn)備時(shí)，他需要考慮到在會(huì)議中可能會(huì)出現(xiàn)的各種意外，盡量做到完美。而且會(huì)議公司在前期的準(zhǔn)備中還需要與主辦方進(jìn)行洽談，達(dá)到雙方同意才可進(jìn)行。