會展公司在接到任務(wù)以后，首先要針對公司的具體情況進(jìn)行策劃。人數(shù)組成決定場地的大小，員工距離場地的遠(yuǎn)近要考慮場地交通的便利性，開始時間決定是否需要提前預(yù)定場地。所以，僅僅是開始策劃階段就處處都是學(xué)問。預(yù)定完場地以后，需要進(jìn)行現(xiàn)場的實地觀察，根據(jù)場地的設(shè)置決定如何布置會場。當(dāng)場地協(xié)商好以后，成立專門的籌備組進(jìn)行相關(guān)事宜的統(tǒng)籌以及預(yù)算費用的計算。

策劃階段完成以后，會展公司形成的是年會的初步方案，之后就需要落實方案了。對于籌備小組的選擇是有方法的，一般要涉及到不同階層的人員，之后由各分公司進(jìn)行處理。召開公司的動員大會，鼓勵員工一起參與年會活動。之所以要重視，不僅僅是由于各層領(lǐng)導(dǎo)都會參加，更由于年會是不分級別的，是為了拉近領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的關(guān)系而舉行的活動，活動旨在讓企業(yè)的明天更輝煌。

動員活動結(jié)束以后，把各個部門報送的節(jié)目整理好，選擇合適的主持人。還要進(jìn)行年會細(xì)節(jié)流程方面的檢查，確認(rèn)整個流程。年度優(yōu)秀員工的評選一定會是高潮部分，所以要設(shè)計一些別出心裁的環(huán)節(jié)，把氛圍推向高潮。

最后是年會的現(xiàn)場環(huán)節(jié)，這一階段主要注意的是在場人員的安全問題，重要的崗位上一定要有專人負(fù)責(zé)。提前劃分每個人的位置，現(xiàn)場進(jìn)行簽到，控制好人群，維持好活動秩序。會展公司導(dǎo)演現(xiàn)場指揮，力求為客戶提供最好的服務(wù)。