一、精心策劃

策劃是為了完成既定目標，解決特定問題，借助科學(xué)方法和藝術(shù)手段構(gòu)思、設(shè)計、制定工作方案的過程。做好大型活動需考慮如下策劃工作：

1.是挖掘深刻的政治內(nèi)涵。黨政機關(guān)主辦參與的大型活動除了展示黨政機關(guān)形象、倡導(dǎo)模范行為之外，往往還有傳遞思想、表明立場等深刻的政治內(nèi)涵。要以政治內(nèi)涵為指導(dǎo)思想和工作原則，以政治內(nèi)涵主導(dǎo)構(gòu)思、貫徹行動。


2.是構(gòu)思新穎的活動創(chuàng)意。獨特的創(chuàng)意往往能深刻表現(xiàn)特定的內(nèi)涵，越是宏大的內(nèi)涵越需要通過完整的創(chuàng)意規(guī)劃和細膩的創(chuàng)意題材體現(xiàn)出來。當(dāng)然，銳意創(chuàng)新不等于放任冒險，黨政機關(guān)主辦參與的大型活動求新求變的前提是安全、平穩(wěn)、順利。


3.是搭建豐滿的主題框架。大型活動的主題和內(nèi)涵確定后，策劃者需要構(gòu)建合理、可行的活動單元作為主題的表現(xiàn)手段。大型活動在強調(diào)活動整體性的同時，必須高度重視不同的活動單元間架結(jié)構(gòu)的合理性及過渡空間的可通過性。


4.是勾勒完美的組織細節(jié)。成功的策劃就像是精湛的雕刻，既要注重整體的把握，更要抓住枝葉的塑造。細節(jié)所勾畫出的細膩與精致，往往能夠讓人在感受大型活動濃厚氛圍的同時，引導(dǎo)人去關(guān)注活動中的細微之處，從而給人留下更加難忘的印象。


二、科學(xué)組織

組織工作是大型活動的主干，組織越科學(xué)，內(nèi)容越精彩。按進程，大型活動的組織可分為不同階段，各個階段之間互相支撐又共同作用。


1.是充分的可行性研究階段。舉辦大型活動，必須考慮活動是否有必要舉辦、舉辦能否成功、舉辦后能否取得預(yù)期效果。要預(yù)先對活動能否安全穩(wěn)妥舉辦并實現(xiàn)預(yù)期效果進詳細的研究，以確保大型活動決策的正確。同時要重視對活動實施后的政治輿論、社會影響、經(jīng)濟效益的科學(xué)預(yù)測和效果評估。


2.是嚴格的審查批準階段。大型活動舉辦前需要取得公安、文化等部門的行政許可。多數(shù)情況下，由于需要設(shè)置戶外大型廣告、搭建大會展臺及布線等，又涉及市政市容、全生產(chǎn)、消防等部門的職能，事前要把活動現(xiàn)場的效果圖、平面圖、電路圖等遞交有關(guān)部門審查和批準，建設(shè)過程中還需要這些部門進行安全檢查等。


3.是周密的組織協(xié)調(diào)階段。大型活動是復(fù)雜的開放型系統(tǒng)，諸多活動板塊和環(huán)節(jié)會產(chǎn)生不特定的溝通對象，每個對象都要采用相應(yīng)的方式與之進行有效溝通。既要有召開協(xié)會議形成的書面文件、會議紀要等正式溝通，也要有口頭表達、郵件聯(lián)絡(luò)、電話、短信等即時溝通，以確保溝通的有效性。


4.是緊湊的進程控制階段。要控制好活動的開幕、閉幕以及各個環(huán)節(jié)的銜接點這些節(jié)點。首先是開幕、閉幕時機選擇要慎重。尤其是黨政機關(guān)主辦參與的大型活動項目，由于牽涉面廣、意義重大，必須選擇一個好的時機來舉辦。其次要有完整的項目進程計劃。包括總體計劃、分項計劃和滾動計劃等內(nèi)容。