會(huì)議會(huì)務(wù)想要順利舉行,離不開(kāi)一個(gè)好的策劃方案,和一個(gè)的執(zhí)行團(tuán)隊(duì),二者缺一不可,所以在選擇會(huì)議策劃公司的時(shí)候需要特別謹(jǐn)慎,下面為大家介紹一下企業(yè)會(huì)議會(huì)務(wù)如何策劃和會(huì)議活動(dòng)策劃需要注意的三大事項(xiàng)!

一、企業(yè)會(huì)議會(huì)務(wù)如何策劃

1、時(shí)間規(guī)劃

一個(gè)良好的時(shí)間規(guī)劃是活動(dòng)方案能夠有條不紊執(zhí)行的保障.時(shí)間規(guī)劃至少要有兩份,一份是在活動(dòng)籌備期的時(shí)間規(guī)劃,一個(gè)是活動(dòng)執(zhí)行當(dāng)天的時(shí)間規(guī)劃.

先說(shuō)籌備期時(shí)間規(guī)劃,整個(gè)活動(dòng)籌備期短則二十天,長(zhǎng)則二三個(gè)月.因此,需要對(duì)時(shí)間進(jìn)行合理的規(guī)劃,才能使時(shí)間充分高效地利用.活動(dòng)籌備期的時(shí)間可以大致可以分為三個(gè)節(jié)點(diǎn),前期、中期、后期.

對(duì)每個(gè)時(shí)期內(nèi)要完成的事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì),在規(guī)定的時(shí)間內(nèi),對(duì)活動(dòng)進(jìn)行檢查與落實(shí).其次,就是活動(dòng)執(zhí)行時(shí)間的規(guī)劃,活動(dòng)執(zhí)行時(shí)間一般是幾個(gè)小時(shí),時(shí)間規(guī)劃要"細(xì)",細(xì)到每一分鐘.

場(chǎng)上所有的活動(dòng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行完,不可超出時(shí)間.因?yàn)檎麄€(gè)活動(dòng)是一個(gè)整體,一項(xiàng)活動(dòng)超時(shí)就直接影響到下一步流程,進(jìn)而影響到整個(gè)活動(dòng)質(zhì)量好壞.這就是活動(dòng)的時(shí)間規(guī)劃.

2、場(chǎng)地規(guī)劃

再來(lái)說(shuō)場(chǎng)地規(guī)劃,場(chǎng)地在整個(gè)活動(dòng)方案中涉及很多不可控的因素.場(chǎng)地一般分為室內(nèi)和戶外.戶外的活動(dòng),天氣是個(gè)大問(wèn)題,一定要保證天氣好,活動(dòng)才能收獲好的效果.這里需要做兩件事.

,提前去當(dāng)?shù)貧庀缶至私饣顒?dòng)當(dāng)天的天氣.其次,找好備用場(chǎng)地.這樣才能保證活動(dòng)不會(huì)因天氣原因而取消.在室內(nèi)的話,重要的因素就是麥克風(fēng)和音響了,麥克風(fēng)和音響一定要反復(fù)調(diào)試,確保沒(méi)問(wèn)題.

3、人員規(guī)劃

人員規(guī)劃是整個(gè)活動(dòng)方案的核心,所有活動(dòng)的設(shè)想都需要用人員去支撐落地,而人員的安排可分為統(tǒng)籌性的總負(fù)責(zé)人和具體執(zhí)行人.

總負(fù)責(zé)人所要關(guān)注的問(wèn)題就是整個(gè)活動(dòng)是否按照之前的時(shí)間規(guī)劃推進(jìn),整個(gè)活動(dòng)進(jìn)行的是否流暢.對(duì)具體執(zhí)行人來(lái)說(shuō),一定要以大局為重,認(rèn)真且無(wú)條件地執(zhí)行總負(fù)責(zé)人各項(xiàng)決策.執(zhí)行人不應(yīng)該有自己的思維和主張的,按照既定的流程走落地就好.

二、會(huì)議活動(dòng)策劃需要注意哪三大事項(xiàng)

1、有鮮明的目的性

會(huì)議活動(dòng)策劃的目的性不是指這個(gè)單一活動(dòng)的目的,而應(yīng)該是圍繞整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的.一個(gè)組織和機(jī)構(gòu)一定要關(guān)注自身的社會(huì)形象.

如果靠欺騙的手法,即使一時(shí)占領(lǐng)了銷售市場(chǎng),那也只是暫時(shí)而已.因此,活動(dòng)的目的性應(yīng)該站在社會(huì)綜合的立場(chǎng)上,并不僅僅是站在我們某一個(gè)企業(yè)的立場(chǎng)上.

2、廣泛的社會(huì)傳播性

大型會(huì)議活動(dòng)本身就是一個(gè)傳播媒介.作為一個(gè)傳播媒介,它要盡可能大地發(fā)揮其傳播媒介的作用,取得良好的傳播效果和廣泛的社會(huì)影響.大型會(huì)議活動(dòng)在沒(méi)有開(kāi)始組織前是不發(fā)生傳播作用的,一旦活動(dòng)的工作展開(kāi),它就會(huì)開(kāi)始發(fā)揮傳播作用.

這個(gè)時(shí)候,可以將活動(dòng)發(fā)揮作用分為三個(gè)階段,活動(dòng)前期、活動(dòng)中期、活動(dòng)后期.在活動(dòng)組織的三個(gè)階段有不同的特點(diǎn),應(yīng)有不同的公關(guān)手段來(lái)推動(dòng)活動(dòng)的傳播.另外,還要注意一點(diǎn),所有的公關(guān)手段都需要注意一點(diǎn).不同的活動(dòng)所面對(duì)的群體不一樣,在選擇公關(guān)手段時(shí)一定要從活動(dòng)所面對(duì)的群體特點(diǎn)入手.

3、嚴(yán)密的操作性

舉辦一場(chǎng)大型活動(dòng)不像拍電影,出問(wèn)題了可以再拍一條.舉辦一場(chǎng)大型活動(dòng)就是一次現(xiàn)場(chǎng)直播,前期所有的服務(wù)都是為正式舉行活動(dòng)的那一天服務(wù),所有人幾個(gè)月的努力都系在活動(dòng)正式舉辦.正所謂,成敗在此一舉.

所以,活動(dòng)當(dāng)天的現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行一定是重中之重.在活動(dòng)正式舉辦的前兩天,要認(rèn)真落實(shí)與活動(dòng)有關(guān)的所有事項(xiàng),確保所有事項(xiàng)都以準(zhǔn)備到位.在活動(dòng)準(zhǔn)備前期還要對(duì)所有參與活動(dòng)的人員進(jìn)行培訓(xùn),強(qiáng)調(diào)每個(gè)人各自工作的重要性,要求員工高度重視,一絲不茍.

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