很多大型企業(yè)公司都會定期舉行各種活動,目的主要是為了展示自身的優(yōu)勢和形象,當然活動背后都是有專業(yè)的公司策劃的,但是活動執(zhí)行時也會有突發(fā)事件,下面為大家介紹一下開辦大型活動策劃有哪些注意點和活動執(zhí)行時突發(fā)事件怎么處理!

一、開辦大型活動策劃有哪些注意點

1、需要注意相關前期準備工作

大型會議舉辦前,先要確定會議的舉辦時間、地點、參會的人員安排等等.需要提前準備好請柬,提前進行邀請.這是因為大型會議活動的重要性較高,一般都是邀請比較重要的人員參加,需要提前邀請,一般要提前一個月以上就邀請.

2、準備好會議會場的布置工作和其他所需物品的準備工作

大型會議活動的布置要注意很多細節(jié)的因素.布置要簡單,又要上檔次.準備出息會議的人員名單,安排專人負責簽到都是必要的.

3、大型會議活動一定要維持好現場的秩序,并且能夠做好相關的服務工作

在會議之前還需要準備好相關會議的內容、文件,有的需要準備好PPT進行講解.一項議程一頁PPT,字體大一點,可適當配相關圖片,配合主持人介紹時播放議程PPT,注意電腦屏幕顯示效果跟投影效果往往有較大差異,字體顏色和背景色間的對比可能需要調整.

4、議結束后清點物資并整理干凈后才能離開現場,以免遺失所帶的物資

活動結束后應該主動及時將新聞稿、照片和活動總結發(fā)送給相關負責人,并在BBS研會版上發(fā)貼總結并虛心聽取大家意見.

二、活動執(zhí)行時突發(fā)事件怎么處理

1、設備故障

在活動上演過程偶爾會遇到設備故障和電力中斷的情況,特別是一些中小型的活動,由于設備不夠專業(yè)而出現現場設備故障,特別是音響系統(tǒng)出現故障率.一套大型的專業(yè)級的音響系統(tǒng)的投入少則好幾百萬,大則上千萬的都有,這樣的專業(yè)設備只要有專業(yè)人士在現場負責使用通常保險系數極高.

電力中斷音響活動上演的事件也常有發(fā)生,由于現場電力線路架設不規(guī)范,或由于觀眾現場踩踏等原因導致線路受損的電力中斷.解決電力中斷的辦法通常是在活動上演前需要準備供電車,并同晚會的設備系統(tǒng)相連,一旦出現電力中斷可以及時啟動供電車的供電系統(tǒng).

2、氣候突變

大型活動的舉辦較怕現場突然刮風下雨,氣候變化引起的突發(fā)事件小則可能使現場出現混亂,大則可能出現安全事故,比如因下雨導致的現場線路漏電,因刮風導致舞臺及燈光架坍塌等重大事故.這就需要在活動前有足夠的準備.

對于任何一場活動,專業(yè)的活動運營公司都會都防范風雨天氣的措施,比如對燈光、音響、電視錄制設備等進行防雨處理,對燈光架進行加固.同時需要仔細查看歷史天文資料及仔細留意近期天氣預報.

3、因嘉賓及演員臨時缺席導致的節(jié)目流程更改

大型節(jié)慶的嘉賓和演員通常是不到較后一刻很難較終確定,出席嘉賓的更改可能衍生出一系列的節(jié)目流程問題.同樣演員也可能因為航班等原因無法趕到節(jié)目現場,這樣便需要對現場的流程、音樂、燈光進行重新調整,因為大型晚會的音樂燈光都是實現通過電腦預設了程序的.

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